Praca grupowa jest konieczna w firmach szczególnie przy realizowaniu różnego rodzaju projektów . Dla niektórych „praca grupowa” oznacza możliwość wspólnego planowania zadań przy użyciu poczty elektronicznej i kalendarza, ale dopiero z użyciem zaawansowanych programów komputerowych menedżerowie mogą efektywnej zaplanować pracę, sprawniej delegować zadania i w efekcie wykonać założenia projektu w terminie . Wybierając aplikację do pracy grupowej należy przemyśleć swoje potrzeby i upewnić się, czy aplikacja posiada moduły , które umożliwią ich zaspokojenie.

Osoba koordynująca pracę przydziela każdemu, kto partycypuje w pracy grupowej login i hasło umożliwiające dostęp do aplikacji i jej modułów, przyznaje określone uprawnienia oraz przydziela zadania do zrealizowania. Dzięki narzędziom służącym pracy grupowej możliwa jest również komunikacja internetowa między osobami biorącymi udział w projekcie poprzez fora dyskusyjne, czaty oraz system komentarzy. Osoba koordynująca pracę grupową ma natomiast możliwość generowania sprawozdań określających stan prac, czas pozostający do wykonania projektu i ocenę aktywności wszystkich pracowników . Możliwa jest również archiwizacja danych i ich dalsza analiza.